أصبحت كتابة البريد الإلكتروني جزءًا يوميًا من الحياة المهنية سواء في التواصل مع العملاء أو الزملاء أو جهات العمل المختلفة، ومع صعوبة الصياغة أحيانًا، يمكن الاستعانة بـChatGPT عبر برومبتات محددة للحصول على نصوص احترافية واضحة ومباشرة تسهّل المهمة وتوفر وقتًا وجهدًا خاصة لمن لا يجيدون اختيار الكلمات أو ضبط النبرة المناسبة.
رسالة ترحيب رسمية لعميل جديد
للبدء بعلاقة مهنية جيدة يمكن استخدام هذا البرومبت لكتابة رسالة ترحيب رسمية عند انضمام عميل جديد إلى الخدمة:
اكتب رسالة بريد إلكتروني ترحيبية رسمية لعميل جديد انضم إلى شركتنا، عرّف فيها بالخدمة، وأظهر الحماس للتعاون، واذكر وسيلة التواصل في حال وجود استفسارات، واجعل الرسالة احترافية ومختصرة وواضحة.
طلب اجتماع مع أحد الزملاء بخصوص مشروع مشترك
عند الحاجة إلى ترتيب اجتماع بخصوص عمل داخلي أو مشروع جارٍ يمكن استخدام البرومبت التالي:
اكتب رسالة بريد إلكتروني مهنية لطلب عقد اجتماع مع زميل في العمل لمناقشة تفاصيل مشروع مشترك، واجعل النبرة ودّية لكن رسمية واذكر سبب الاجتماع بشكل مختصر مع اقتراح توقيتين مختلفين للاجتماع.
متابعة بعد مقابلة عمل
بعد الانتهاء من مقابلة عمل من الجيد إرسال رسالة متابعة تُظهر الاهتمام والاحتراف، ويمكن ذلك باستخدام هذا البرومبت:
اكتب رسالة بريد إلكتروني لمتابعة مقابلة عمل تم إجراؤها قبل يومين، عبر فيها عن الامتنان للفرصة، وجدد الاهتمام بالوظيفة، واذكر باختصار سبب اعتقادك بأنك مناسب لهذا الدور، واجعل الأسلوب لبقًا ومهنيًا.
الاعتذار عن التأخر في الرد
أحيانًا يتأخر الشخص في الرد على بريد سابق ويحتاج إلى صيغة مناسبة للاعتذار دون الإخلال باللباقة، فيمكن استخدام هذا البرومبت:
اكتب رسالة بريد إلكتروني للاعتذار عن التأخر في الرد على رسالة سابقة من عميل، واشرح أن السبب كان ضغط العمل، وعبر عن التقدير والحرص على استكمال المحادثة، واجعل النبرة مهنية وغير رسمية تمامًا.
تقديم عرض لخدمة أو منتج جديد
للترويج لخدمة جديدة عبر البريد الإلكتروني بطريقة مباشرة دون مبالغة يستخدم البرومبت التالي:
اكتب رسالة بريد إلكتروني تسويقية موجهة لعميل محتمل، تعرض فيها خدمة جديدة تقدمها شركتي، مع شرح الفائدة الرئيسية بشكل بسيط وجذاب، واجعل النص مختصرًا، واذكر وسيلة التواصل إذا رغب العميل في معرفة المزيد.
